Le Service de la légalisation est l’un des cinq (5) services offerts par la Direction des Affaires Juridiques du Ministère des Affaires étrangères.
Contrairement aux autres Ministères où la légalisation se fait au niveau de leur Direction générale, au Ministère des Affaires étrangères, le service de légalisation relève de la Direction des Affaires Juridiques. Aux termes du décret du 10 février 1967 sur la légalisation des documents administratifs et judiciaires, ce service est chargé, en dernier ressort, de légaliser les actes publics produits en Haïti qui vont être utilisés à l’étranger et ceux produits à l’étranger et qui sont susceptibles d’être utilisés en Haïti. Cette direction fournit aussi aux ressortissants haïtiens établis à l’étranger les documents nécessaires à la régularisation de leur situation migratoire.
Pour pouvoir bénéficier de ce service, le contribuable se présente à la réception pour soumettre le document à légaliser, muni du timbre y afférent accompagné du reçu de caisse qui atteste du paiement de la taxe appropriée à la Direction générale des Impôts (DGI). Puis la demande de légalisation est traitée à travers les diverses sections du service qui, au bout du compte, soumet le document légalisé à la signature. Une fois que le document est prêt, le contribuable le récupère au bureau de livraison dans un délai de deux (2) jours ouvrables, à partir de 9 heures du matin.
Dès la première réunion que le Ministre a eue avec les Directeurs techniques, le 28 novembre 2024, il avait instruit le Directeur des Affaires juridiques de prendre toutes lesdispositions nécessaires en vue de délivrer les documents légalisés dans un délai ne dépassant pas 48 heures. Dans les heures qui ont suivi la réunion, la Direction s’est mise à la tâche afin de donner suite aux instructions du Ministre. C’est ainsi que, tout de suite après, le service de légalisation a été réformé et, à partir du 13 janvier 2025, les résultats ont commencé a se faire sentir et le délai de traitement des dossiers de légalisation a été considérablement réduit conformé aux vœux du Ministre.
La réforme du service de légalisation a été envisagée à deux niveaux : dans un premier temps, il s’agissait de passer le délai de livraison d’une vingtaine de jours à deux (2) jours ouvrables et, dans un second temps, de faciliter l’accès à ce service aux citoyens sans qu’ils aient besoin de recourir au service d’un intermédiaire. Pour cela, il a fallu réorganiser le service en augmentant le personnel qui y est affecté, en rendant disponibles les intrants nécessaires au traitement et à la livraison rapide des documents et en décourageant les actes de corruption, de fraude et de négligence professionnelle qui, fort souvent, entraînent systématiquement un manque à gagner pour le trésor public.
Toujours dans le cadre de la réforme du service de légalisation des documents, le Ministère lancera très prochainement la phase pilote du projet de décentralisation dudit service par l’ouverture d’un bureau dans le Grand Nord.
Le libre accès au service public est le repère fondamental du service de la légalisation. Toutes les citoyennes et tous les citoyens y ont accès gratuitement, moyennant le paiement de la taxe y relative à la DG ; il est fourni sure une base non discriminatoire, en ce sens que tous les citoyens y ont un égal accès. De même le principe de la continuité du service public, qui implique que le service doit être assuré de manière régulière et sans discontinuité gênante et pénalisante pour le contribuable, est au cœur de la nouvelle démarche du Ministère des Affaires étrangères en ce qui a trait à la prestation du service de légalisation des documents.